Vi skyddar dina personuppgifter

Vem ansvarar för dina uppgifter?

Omställningsfonden
Organisationsnummer: 802012-0963
Adress: Hornsgatan 15, 118 82 Stockholm
Telefon: 08-452 78 00

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna uppfylla våra uppdrag och åtaganden gentemot dig. Det kan till exempel handla om rådgivning, stödinsatser eller kontakt i samband med våra avtal. All behandling sker enligt GDPR.

När kan du finnas i vårt register?

Du kan finnas med i vårt register om du:

• har ansökt om stöd hos oss
• har anmält en medarbetare till oss 
• har ansökt om medel eller varit kontaktperson vid ansökan om förebyggande insatser
• har deltagit på några av våra seminarium eller webbinarium
• har anmält intresse för vårt nyhetsbrev eller Omställningsfondens verksamhet
• har anlitats som konsult
• finns som intressent hos parter för Kompetens- och omställningsavtal KOM-KR eller Omställningsavtal KOM-KL

Vad är personuppgifter och behandling?

Personuppgifter är information som kan kopplas till en levande person, direkt eller indirekt. Det kan till exempel vara namn, personnummer, bilder eller ljudinspelningar – även om inga namn nämns. Även krypterade uppgifter och elektroniska identiteter, som IP-adresser, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till en person.

Behandling innebär allt som görs med personuppgifter – till exempel insamling, lagring, användning, överföring eller radering.

Dina rättigheter enligt GDPR

Du har rätt att:

1. Få information (registerutdrag)

Du kan begära att få veta vilka uppgifter vi har om dig, varför vi har dem, varifrån de kommer och om vi har delat dem med någon.

Skicka din begäran till: admin@omstallningsfonden.se

2. Rätta felaktiga uppgifter

Om något är fel i dina uppgifter kan du be oss att rätta dem.

3. Få dina uppgifter raderade ("rätten att bli bortglömd")

Du kan begära att vi tar bort dina uppgifter om de inte längre behövs.
Begäran ska skickas per post tillsammans med en vidimerad kopia av din legitimation.

Vi kan neka radering om vi enligt lag måste behålla uppgifterna, till exempel enligt bokförings- eller skattelagstiftning. När den skyldigheten upphör, tar vi bort uppgifterna.

Vad händer med dina personuppgifter när du söker stöd hos oss

Hur vi får dina uppgifter

Vi får information om dig som omfattas av vårt stöd på två sätt:

• Din arbetsgivare anmäler in dig till oss vid avslut av anställning.
• Du delar själv information med oss, till exempel när du ansöker om stöd eller via mejl till en handläggare eller rådgivare.

Vilka uppgifter vi sparar

Vi lagrar personuppgifter som:

• personnummer
• namn
• kontaktuppgifter
• anställningsuppgifter som behövs för att bedöma om du omfattas av Omställningsfondens stöd
• andra uppgifter du själv lämnar till oss som behövs för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag

Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för det syfte de samlades in för.
I vissa fall kan vi behöva spara dem längre, till exempel om det finns lagkrav som bokföringsregler eller andra rättsliga skyldigheter. Lagringstiden varierar beroende på vårt åtagande och eventuella juridiska krav.

Om du får a-kasseutfyllnad från oss

Hur vi får dina uppgifter

Vi får information om dig:

• när din arbetsgivare anmäler dig som uppsagd på grund av arbetsbrist eller avslut på grund av sjukdom eller skada
• när du ansöker om ersättning
• vid eventuell filöverföring från din a-kassa

Vilka uppgifter vi sparar

För att kunna betala ut a-kasseutfyllnad behöver vi veta hur många ersättningsdagar du har fått från din a-kassa.
Med ditt godkännande (samtycke) kan a-kassan skicka dessa uppgifter direkt till oss. Då slipper du själv skicka in specifikationer inför varje utbetalning. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke.

Vi sparar följande uppgifter:

• Ersättning från och med visst datum
• Ersättning till och med visst datum
• Tilldelade ersättningsdagar
• Erhållna ersättningsdagar

Om sekretess och lagstiftning

A-kassans hantering av ersättning är myndighetsutövning och styrs av Lag om arbetslöshetsförsäkring (1997:238).
Många uppgifter omfattas av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och kan inte lämnas till oss utan ditt uttryckliga samtycke.

När du samtycker får vi ta emot och behandla dina personuppgifter från din a-kassa. Vi använder dem för att bedöma och säkerställa din rätt till a-kasseutfyllnad.

Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi får hämta uppgifter från a-kassan så länge ditt ärende om a-kasseutfyllnad är aktuellt.
Uppgifterna sparas under den tid du är eller kan vara aktuell för ersättning, eller så länge som krävs enligt lag eller förordning.

Om du inte samtycker

Du kan välja att inte ge samtycke, eller ta tillbaka det. Då behöver du själv skicka in uppgifter inför varje utbetalning.

Om du får ersättning istället för a-kassa från oss

Hur vi får dina uppgifter

Vi får information om dig:

• när din arbetsgivare anmäler dig som uppsagd på grund av arbetsbrist eller avslut på grund av sjukdom eller skada
• när du ansöker om ersättning och utbetalning

Vilka uppgifter vi sparar

Vi sparar information om:

• vilka dagar du har deltagit i en insats
• i vilken omfattning du har deltagit

Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi sparar dina personuppgifter så länge de behövs för det syfte de samlades in för.
I vissa fall kan vi behöva spara dem längre, till exempel om det finns lagkrav.
Lagringstiden beror på vårt åtagande och eventuella juridiska krav.

Om du har blivit anmäld som deltagare i en kompetensutvecklande insats

Du har blivit anmäld som deltagare i en insats som din arbetsgivare har initierat eller sökt medel för, inom ramen för Kompetens- och omställningsavtalen KOM-KR.

Vilka uppgifter samlas in?

Vi behandlar följande personuppgifter:

• Namn
• Födelsedatum
• Kön
• Kontaktuppgifter
• Information om den insats du deltar i och syftet med deltagandet

Hur länge sparas uppgifterna?

Omställningsfonden lagrar dina personuppgifter endast så länge det krävs för att uppfylla det syfte de samlades in för. I vissa fall kan uppgifterna behöva sparas längre för att uppfylla rättsliga krav eller andra ändamål som är förenliga med det ursprungliga syftet. Lagringstiden varierar beroende på insatsens omfattning och eventuella juridiska förpliktelser.

Om du är arbetsgivare och kontaktperson för kompetens- och omställningsavtalet KOM-KR

Varför finns dina uppgifter hos oss?

Dina personuppgifter har registrerats hos Omställningsfonden i samband med en anmälan av uppsagda medarbetare. Det kan bero på att du:

• Själv har gjort anmälan
• Har angetts som personalchef
• Har angetts som närmaste chef
• Har angetts som annan kontaktperson

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar:

• Namn och befattning
• Kontaktuppgifter
• Din koppling till den aktuella anmälan
• Eventuell information som framkommer vid kontakt via telefon eller e-post

Hur länge sparas uppgifterna?

Omställningsfonden lagrar dina personuppgifter endast så länge det krävs för att uppfylla det syfte de samlades in för. I vissa fall kan uppgifterna behöva sparas längre för att uppfylla rättsliga krav eller andra ändamål som är förenliga med det ursprungliga syftet. Lagringstiden varierar beroende på insatsens omfattning och eventuella juridiska förpliktelser.

Information om intressentregister – SKR och Sobona

Varför finns dina uppgifter hos oss?

Du finns registrerad i SKR:s eller Sobonas intressentregister i egenskap av HR-chef eller motsvarande funktion.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar följande personuppgifter:

• Namn
• Befattning
• E-postadress
• Arbetsgivare

Hur länge sparas uppgifterna?

Omställningsfonden lagrar dina personuppgifter endast så länge det krävs för att uppfylla det syfte de samlades in för. I vissa fall kan uppgifterna behöva sparas längre för att uppfylla rättsliga krav eller andra ändamål som är förenliga med det ursprungliga syftet. Lagringstiden varierar beroende på typ av åtagande och tillämpliga regelverk.

Om du är specialist hos oss

Varför finns dina uppgifter hos oss?

Dina personuppgifter har registrerats hos Omställningsfonden eftersom du arbetar på uppdrag av oss som specialist eller konsult.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar följande personuppgifter:

• Namn och kontaktuppgifter
• CV och konsultprofil
• Övrig information som du själv valt att lämna till oss

Hur länge sparas uppgifterna?

Omställningsfonden lagrar dina personuppgifter endast så länge det krävs för att uppfylla det syfte de samlades in för. I vissa fall kan uppgifterna behöva sparas längre för att uppfylla rättsliga krav eller andra ändamål som är förenliga med det ursprungliga syftet. Lagringstiden varierar beroende på uppdragets omfattning och tillämpliga regelverk.

Visat intresse att arbeta hos oss

Varför behandlar vi dina uppgifter?

När du söker en tjänst hos Omställningsfonden behandlar vi dina personuppgifter enbart för det syfte du lämnat dem – att delta i en rekryteringsprocess. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal eller förberedelse inför att ingå avtal.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar de uppgifter du själv lämnar, exempelvis:

• CV
• Personligt brev
• Betyg, intyg och annan dokumentation
• Information från intervjuer och samtal med referenser
• Resultat från eventuella tester

Uppgifter kan komma från dig direkt eller via rekryteringspartner.

Hur länge sparas uppgifterna?

Ansökningar sparas tills vidare efter avslutad rekryteringsperiod. Under de första 12 månaderna är den rättsliga grunden avtal, i enlighet med diskrimineringslagstiftningen. Därefter behandlas uppgifterna med stöd av Omställningsfondens berättigade intresse att hantera rekrytering och kompetensförsörjning.

Du har alltid rätt att begära att dina uppgifter raderas – oavsett om det gäller en spontanansökan eller en ansökan till en specifik tjänst.

När du deltar i våra seminarium och event

Varför behandlar vi dina uppgifter?

När du anmäler dig till våra seminarium eller event samlar vi in de uppgifter du lämnar i anmälningsformuläret. Dessa används för att hantera din bokning, kommunicera eventuella ändringar, ta hänsyn till kostönskemål och säkerställa en god upplevelse.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar:

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Befattning
• Arbetsgivare
• Behov av specialkost
• Övrig information du själv väljer att lämna

Hur länge sparas uppgifterna?

Omställningsfonden lagrar dina personuppgifter endast så länge det krävs för att uppfylla det syfte de samlades in för. I vissa fall kan uppgifterna behöva sparas längre för att uppfylla rättsliga krav eller andra ändamål som är förenliga med det ursprungliga syftet. Lagringstiden varierar beroende på typ av event och tillämpliga regelverk.

När vi använder dina personuppgifter för att utvärdera vårt arbete

Varför behandlar vi dina uppgifter?

Omställningsfonden genomför löpande analyser och utvärderingar för att utveckla och förbättra våra tjänster och system. I detta arbete kan vi till exempel skicka ut enkäter för att samla in dina synpunkter, erfarenheter och önskemål.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar de svar och uppgifter du själv lämnar i samband med enkäter eller andra utvärderingsaktiviteter.

Hur länge sparas uppgifterna?

Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt behov av att utvärdera och vidareutveckla våra tjänster. Dina uppgifter sparas tills vidare från tidpunkten för insamling och analys, med hänsyn till syftet med utvärderingen och eventuella rättsliga krav.

När du skickar mejl till oss

Varför behandlar vi dina uppgifter?

När du kontaktar oss via e-post hanteras innehållet i enlighet med Omställningsfondens IT-policy. Om meddelandet innehåller personuppgifter som är relevanta för vårt uppdrag, kan dessa komma att sparas i ett lämpligt system för vidare hantering.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar de personuppgifter som du själv lämnar i e-postmeddelandet, i den mån de är nödvändiga för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag.

Hur länge sparas uppgifterna?

Om e-postmeddelandet innehåller personuppgifter som behöver bevaras, förs dessa över till ett relevant system och meddelandet raderas därefter. Uppgifter som inte är nödvändiga för vårt uppdrag raderas omgående.

Statistik, inbjudningar, marknadsföring och kommunikation

Varför behandlar vi dina uppgifter?

Omställningsfonden behandlar personuppgifter i syfte att analysera information om nuvarande och potentiella kunder, leverantörer, jobbsökare, intressenter och samarbetspartners. Behandlingen sker både på generell och riktad nivå och kan omfatta:

• Undersökningar och analyser
• Inbjudningar till event och webbinarium
• Kommunikation och marknadsföring
• Hantering av frågor och ärenden

Den rättsliga grunden för behandlingen är berättigat intresse, vilket innebär att Omställningsfonden har ett behov av att följa upp, utveckla och kommunicera sin verksamhet.

Vid behandling för statistiska ändamål, såsom marknads- eller leverantörsanalyser, anonymiseras uppgifterna efter att materialet har sammanställts.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar:

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Roll/befattning
• Övriga personuppgifter som du själv lämnar vid personlig kontakt

Vi kan även behandla personuppgifter som vi redan har tillgång till genom avtal eller annat berättigat intresse. Dessutom inhämtas uppgifter löpande från allmänt tillgängliga källor, såsom offentliga register och publika webbplatser.

Hur länge sparas uppgifterna?

Uppgifterna lagras tills vidare, såvida du inte meddelar oss att du önskar bli borttagen från våra register.

Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse, vilket innebär att den är nödvändig för att tillgodose Omställningsfondens behov – under förutsättning att dina rättigheter och friheter inte väger tyngre.

Besök av vår webbplats

Vid besök av vår webbplats samlar vi uppgifter om exempelvis enhet, operativsystem, IP-adress och unika identifierare. Vi använder också kakor för att förbättra användarupplevelsen.

Säkerhet vid behandling av personuppgifter

Omställningsfonden har etablerade säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller olovlig behandling. Endast behöriga medarbetare som behöver tillgång till personuppgifter för att utföra sitt arbete och uppfylla angivna ändamål får hantera dem.

Vi arbetar kontinuerligt med att säkerställa att våra tekniska och organisatoriska rutiner uppfyller gällande krav för informationssäkerhet och dataskydd.

Delning av personuppgifter

Varför delar vi uppgifter med andra aktörer?

För att kunna fullfölja vårt uppdrag och leverera våra tjänster behöver Omställningsfonden i vissa fall samarbeta med externa aktörer. Det kan till exempel handla om:

• Leverantörer och samarbetspartners som hanterar vår IT-infrastruktur
• A-kassor, Sobona eller SKR som bidrar med kompletterande information
• Underleverantörer inom omställning och rådgivning

Hur säkerställer vi att dina uppgifter hanteras korrekt?

Alla externa aktörer som behandlar personuppgifter på uppdrag av Omställningsfonden är så kallade personuppgiftsbiträden. Det innebär att de endast får behandla uppgifterna enligt våra instruktioner. Vi tecknar alltid skriftliga avtal med dessa aktörer, där de förbinder sig att följa våra regler för dataskydd och informationssäkerhet.

Delas uppgifter med tredje part?

Nej, Omställningsfonden förmedlar aldrig dina personuppgifter till tredje part som inte omfattas av vårt uppdrag eller våra avtalade samarbeten.

Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandling

Begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas i följande situationer:

• Om du ifrågasätter om uppgifterna är korrekta
• Om behandlingen är otillåten och du föredrar begränsning framför radering
• Om uppgifterna inte längre behövs för det ursprungliga ändamålet, men du behöver dem för att kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk
• Om du har invänt mot behandling som grundar sig på berättigat intresse

En begränsning innebär att uppgifterna fortsatt lagras, men inte används eller behandlas vidare utan ditt uttryckliga samtycke – med undantag för rättsliga grunder.

Dataportabilitet

Du har rätt att få ut personuppgifter som du själv har lämnat till Omställningsfonden i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Detta gäller om behandlingen sker med stöd av samtycke eller avtal. Vi gör vårt bästa för att tillmötesgå sådana förfrågningar.

Återkalla samtycke

Om du har lämnat samtycke till behandling av personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla det. När samtycket återkallas upphör den behandling som samtycket avsåg, och uppgifterna raderas – förutsatt att de inte behövs för andra ändamål som Omställningsfonden har rätt att behandla dem för.

Läs mer om GDPR på Integritetsskyddsmyndigheten 

Kakor på vår webbplats

Vi använder kakor för att förbättra din upplevelse

En kaka (cookie) är en liten textfil som sparas av din webbläsare på din enhet. Den används för att komma ihåg inställningar, förbättra funktionalitet och samla in anonym statistik om hur webbplatsen används. Exempelvis kan en kaka spara dina valda inställningar till nästa besök eller registrera information om ditt besök via vårt webbanalysverktyg Piwik PRO.

Kakor kan vara:

• Sessionskakor – raderas när du stänger webbläsaren
• Beständiga kakor – sparas under en viss tid eller tills du själv tar bort dem

Om du vill inaktivera kakor

Du kan själv välja att blockera eller radera kakor via inställningarna i din webbläsare. Observera att vissa funktioner på webbplatsen då kan sluta fungera som avsett.

Så använder vi kakor

Omställningsfonden använder Piwik PRO för att samla in anonym besöksstatistik. Genom att förstå hur webbplatsen används kan vi förbättra innehåll, struktur och funktioner. Ingen personlig information, såsom IP-adresser eller identifierbara uppgifter, behandlas i analysen.

Kakor och lokal lagring via Piwik PRO

För att kunna analysera och förbättra vår webbplats använder vi Piwik PRO, ett verktyg för webbanalys. När du besöker vår webbplats kan följande typer av kakor och lokal lagring användas – förutsatt att du godkänner kakor:

1. Analyskakor

Dessa hjälper oss att förstå hur webbplatsen används:

• _pk_ses – mäter din aktiva session (upphör efter 30 min)
• _pk_id – känner igen återkommande besökare (upphör efter 13 månader)
• _pk_cvar – lagrar inställningar från föregående sidvisning (upphör efter 30 min)
• app_id – identifierar webbplatsen inom Piwik PRO:s moduler (upphör efter 365 dagar)

2. Samtyckeshantering

Används för att hantera ditt godkännande av datainsamling:

• ppms_privacy – lagrar ditt samtycke (upphör efter 365 dagar eller 30 min vid anonym spårning)

3. Taggstyrning

Dessa kakor används för att styra och felsöka taggar:

• stg_debug – aktiverar felsökningsläge (upphör efter 14 dagar)
• stg_traffic_source_priority – visar hur du kom till webbplatsen (upphör efter 30 min)
• stg_last_interaction – avgör om en ny session har startat (upphör efter 365 dagar)
• stg_returning_visitor – visar om du är en återkommande besökare (upphör efter 365 dagar)
• stg_fired, stg_utm_campaign, stg_pk_campaign, stg_externalReferrer – lagrar information om kampanjer och hänvisningar (upphör efter sessionens slut)
• stg_opt_out – stänger av spårningstaggar (upphör efter 365 dagar)

4. Administrativa kakor (för Piwik PRO-användare)

Endast relevanta för administratörer:

• csrftoken – skyddar formulär (upphör direkt)
• sessionid – lagrar sessions-ID (upphör efter 30 min)

5. Lokal lagring i webbläsaren

Utöver kakor används lokal lagring för att förhindra dataförlust:

• ppms_webstorage – säkerställer att data inte går förlorad vid tekniska begränsningar
• ppms_data_store – lagrar formulärdata tillfälligt om du omdirigeras till en ny sida

Teknik och tillgänglighet

Vår webbplats är byggd i Umbraco och följer etablerade standarder för tillgänglighet, inklusive WCAG 2.0 och riktlinjer från webbriktlinjer.se.